Oleh : ICHSAN
KURNIAWAN,SP
PENGERTIAN ADMINISTRASI
Administrasi
merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang dilaksanakan sekelompok orang
dalam wadah organisasi untuk mencapai suatu tujuan” Dari uraian tersebut,
secara garis besar administrasi meliputi :
Ø adanya
usaha bersama
Ø adanya
kelompok orang
Ø adanya
aktivitas
Ø adanya
tujuan
Sehingga
dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses aktivitas daripada administrasi
dan karena pimpinan dari organisasi adalah sekaligus merupakan pimpinan
manajemen, maka dia juga yang mempunyai wewenang menggerakkan kemudi
administrasinya.
Kelompok
Tani adalah kumpulan petani yang mempunyai aktivitas dibidang pertanian yang
tumbuh berdasarkan keakraban, keserasian, serta kesamaan kepentingan dalam
memanfaatkan sumberdaya pertanian untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas
usahatani dan kesejahteraan anggotanya.
Lebih jauh Kelompok Tani juga dapat
berperan sebagai :
1.
Kelas
Belajar
Merupakan wadah bagi setiap
anggotanya untuk berinteraksi guna meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan
sikap dalam berusahatani yang lebih baik dan menguntungkan, serta berperilaku
lebih mandiri untuk mencapai kehidupan yang lebih sejahtera
2.
Unit
Produksi Usahatani
Merupakan satu kesatuan unit
usahatani, untuk mewujudkan kerjasama dalam mencapai skala usaha ekonomi yang lebih
menguntungkan
3.
Wahana
Kerjasama
Merupakan tempat untuk memperkuat
kerjasama diantara sesama Anggota dalam Kelompok Tani dan antara Kelompok Tani
dengan Kelompok Tani lain maupun dengan pihak-pihak lainnya dalam rangka untuk
menghadapi berbagai ancaman, tantangan dan hambatan serta gangguan.
B. Pengertian Administrasi Kelompok Tani
Administrasi
Kelompok Tani adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut semua
kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut.
Perangkat
administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi
bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu, seperti :
usaha, permodalan, jaringan kerjasama dan lain-lain. Perangkat administrasi itu
dibedakan menjadi dua bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan dan
administrasi keuangan.
Sebuah
organisasi Kelompok Tani yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai
administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang
dilakukan kelompok tersebut. Perangkat kelengkapan administrasi Kelompok Tani
yang semestinya dibuat, digunakan dan dimiliki Kelompok Tani
Administrasi merupakan faktor
penting dalam pengelolaan kelompok tani- nelayan. Dengan administrasi yang baik
maka kita dapat menjalankan roda organisasi kelompok tani – nelayan, baik
menyangkut usaha kelompok maupun manajemennya.
Administrasi
yang dimaksud disini bukan administrasi modern yang membutuhkan perangkat keras
maupun lunak seperti layak nya perusahaan besar, tetapi suatu administrasi yang
sederhana yang sesuai dan dapat di kerjakan oleh petani-nelayan.
Manfaat Administrasi :
1.
Sebagai media kerjasama kelompok, Karena dalam pengelolaan administrasi
memerlukan hubungan antara anggota yang satu dengan lainnya, antara pengurus
dengan anggota.
2.
Sebagai ikatan moral agar kelompok tidak bubar, jika dalam pengelolaan
administrasi kelompok terdapat ketentuan bahwa bila anggota kelompok keluar
maka modal/tabungannya menjadi milik kelompok. Ini berarti membuat anggota
berfikir panjang sebelum keluar dari kelompoknya.
3.
Mempunyai nilai demokrasi. Dalam rapat-rapat penentuan suatu keputusan, untuk
dimasukkan dalam pembukuan dan pencatatan dapat dikembangkan sikap musyawarah
mufakat.
4.
Untuk melihat perkembangan kelompok dalam segala hal seperti tabungan kelompok,
jumlah anggota, kegiatan, kekayaan, pendidikan dan keterampilan.
5.
Sebagai sarana belajar bagi pengurus dan anggota kelompoktani-Nelayan dan hal
pengelolaan administrasi.
 |
| Dok. Ichsan Kurniawan,SP (Keltan Sumber Rezeki, Ranah) |
C. Administrasi Kegiatan
Administrasi
Kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan
kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa
perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain :
1.
Buku Induk
Anggota
Buku induk anggota adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota
kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan data anggota kelompok.
Nomor anggota diberikan kepada
setiap anggota sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi
anggota kelompok.
2.
Buku Kegiatan
Kelompok
Buku kegiatan kelompok adalah
dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh
kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan,
hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok, dan sebagainya.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat
bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.
3.
Buku Tamu
Buku tamu adalah dokumen tertulis
yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam
kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
seberapa jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar
terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak luar
kelompok yang dating untuk suatu keperluan.
Didalamnya selain berisikan waktu
dan nama serta instansi, juga memuat maksud/ tujuan dan kesan/ saran. Maksud/
tujuan adalah untuk apa seseorang tersebut datang kepada kelompok, ini
bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok memperoleh pembinaan dari pihak
luar yang relevan. Sedangkan kesan/ saran adalah apa yang menurut seseorang
tersebut menarik perhatian dalam kelompok yang dikunjungi, kesan-kesan ini bisa
positif dan bisa juga negatif. Kolom saran juga baik kalau diisi tentang
usulan-usulan perbaikan dari orang yang berkunjung terhadap kelompok, karena
usulan yang bersifat konkrit dan jelas, penting bagi kelompok untuk ditindak
lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam pertemuan pengurus/ anggota.
4.
Buku Notulen
Rapat
Buku notulen rapat adalah berisi
catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok,
baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.
Catatan pertemuan ini penting untuk
mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan.
Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat
pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan
serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.
Bagi pihak luar, catatan ini juga
bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam kelompok
sehingga dapat membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.
Hasil pertemuan dicatat secara garis
besar ataupun kesimpulan yang menurut anggota dianggap penting, tidak perlu
semua kalimat/ perkataan yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil
pertemuan.
5.
Buku
Produktivitas dan Hasil Produksi
Buku produktivitas dan hasil
produksi adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat
produktivitas panenan dan produksi usahatani seluruh komoditi yang diusahakan
para petani yang dilaksanakan di wilayah kelompok tersebut, misalnya produktivitas
dan produksi usahatani padi sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi
peternakan.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat
bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman tentang grafik
fluktuasi tingkat produktivitas dan produksi berbagai komoditi dari musim ke
musim.
6.
Buku Agenda
Surat Masuk dan Surat Keluar
Buku agenda surat masuk dan surat
keluar adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat
yang dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat
yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok.
7.
Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah dokumen
tertulis yang memuat tentang bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun
dokumen/ barang lainnya yang dikirim kepada para anggota maupun kepada
pihak-pihak luar.
8.
Buku
Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota
Buku kepemilikan sarana/ prasarana
anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis-jenis sarana dan
prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki anggota
kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama anggota yang memiliki alat-alat dan mesin pertanian sehingga dapat
direkapitulasi jumlah saana dan prasarana pertanian di kelompok tersebut.
9.
Buku Luas Lahan
Garapan
Buku luas lahan garapan dan
usahatani anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luasan areal
lahan garapan anggota kelompok berupa lahan darat pekarangan, tegalan, kebun
serta jenis-jenis usahatani yang dijalankan para anggota .
Buku ini berguna untuk mengetahui
luasan areal garapan dan jenis usahatani anggota sehingga kelompok dapat
mengklasifikasi anggotanya berdasarkan jenis usahatani para anggota.
10.
Buku Pengurus
Buku pengurus adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi pengurus
kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama pengurus di setiap periode kepengurusan yang disepakati.
11.
Buku Daftar Hadir
Buku daftar hadir adalah dokumen
tertulis yang berisi kehadiran setiap petani yang menjadi anggota kelompok
dalam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama anggota yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok.
D. Administrasi Keuangan
Administrasi
Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan
keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi kegiatan kelompok. Beberapa
perangkat administrasi keuangan yang diperlukan kelompok antara lain :
1. Buku Kas
Buku kas adalah dokumen tertulis
yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang
menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok.
Biasanya format buku berisikan
tentang tanggal dan bulan pelaksanaan, nomor bukti kas, uraian penerimaan
maupun pengeluaran uang dan saldo kas.
2. Buku Iuran
Anggota
Buku iuran anggota adalah dokumen
tertulis yang mencatat tentang masuknya iuran dalam bentuk uang tunai maupun
natura kedalam kas kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan
keputusan musyawarah anggota kelompok. Iuran anggota adalah penting artinya
bagi kelangsungan organisasi Kelompok Tani karena dapat digunakan untuk
membiayai semua kegiatan kelompok.
3. Buku Tabungan
Anggota
Buku tabungan anggota adalah dokumen
tertulis yang mencatat tentang masuknya tabungan dalam bentuk uang tunai maupun
natura kedalam kas kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan
keputusan musyawarah serta kesanggupan anggota kelompok untuk menyisihkan
sebagian hasil usahataninya sebagai tabungan anggota yang sewaktu-waktu dapat
diambil kembali. Tabungan anggota dapat berupa tabungan lebaran atau yang
diperuntukan bagi keperluan anak sekolah.
4. Buku Inventaris
Buku inventaris adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan prasarana pertanian
seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki kelompok baik yang berasal
dari pembelian yang dilakukan oleh Kelompok Tani maupun dari bantuan
pemerintah.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki oleh Kelompok Tani.
5. Buku Penjualan
Buku penjualan adalah dokumen
tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi
usahatani yang dihasilkan Kelompok Tani yang dilaksanakan oleh anggota
kelompok.
Buku penjualan akan bermanfaat untuk
mengetahui perkembangan penjualan hasil produksi usahatani, termasuk
perkembangan harga jual tiap-tiap komoditi usahatani yang dijual.
6. Buku Pembelian
Buku pembelian adalah dokumen
tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan pengeluaran uang yang dipergunakan
untuk membeli barang berupa alat dan mesin pertanian serta bahan baku usahatani
berupa sarana prduksi pertanian seperti pupuk, pestisida dsb.
E. Perangkat Kelengkapan Administrasi
Lainnya
Selain
buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok
Tani yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan
administrasi lainnya, yakni berupa :
1. Sekretariat
Kelompok Tani
2. Papan Nama
(Plank) Kelompok Tani
3. Stempel
Kelompok Tani
4. Arsip Surat
Masuk dan Surat Keluar
5. Arsip Dokumen
Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani
6. Arsip Dokumen
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
7. Arsip Dokumen
Berita Acara Benah Kelompok Tani
8. Rencana Kerja
Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
9. Rencana
Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
10. Rencana Usaha Anggota (RUA)
11. Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok
Tani
12. Dokumen berupa papan data (Monografi)
Kelompok Tani
13. Peta Wilayah Kelompok Tani
BUKU TAMU
|
NO.
|
HARI
TANGGAL
|
NAMA
|
INSTANSI
/ ALAMAT
|
JABATAN
|
MAKSUD
TUJUAN
|
KESAN
/ PESAN
|
TANDA
TANGAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
BUKU DAFTAR ANGGOTA
|
NO.
|
NAMA
|
TGL LAHIR / UMUR
|
L/P
|
PEKERJAAN
|
ALAMAT
|
TGL. MASUK ANGGOTA
|
TTD
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
BUKU SUSUNAN PENGURUS
PERIODE TAHUN ....... SAMPAI DENGAN .........
|
NO.
|
NAMA
|
TGL LAHIR
|
L/P
|
PEKERJAAN
|
ALAMAT
|
JABATAN
|
TGL DIANGKAT
|
BERHENTI
|
||
|
TGL
|
ALASAN
|
TTD
|
||||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
BUKU NOTULEN RAPAT
|
NO.
|
HARI
/ TGL |
TEMPAT
|
POKOK
BAHASAN / AGENDA RAPAT
|
PESERTA
|
JML
PESERTA
|
HASIL
KESEPAKATAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
BUKU SARAN-SARAN ANGGOTA
|
NO.
|
TGL
|
NAMA
ANGGOTA
|
ALAMAT
|
PEKERJAAN
|
SARAN-SARAN
|
TTD
ANGGOTA
|
PENGURUS
|
|
|
TANGGAPAN
|
TTD
|
|||||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
BUKU DAFTAR HADIR
( ........JENIS KEGIATAN...........)
|
NO.
|
NAMA
|
ALAMAT
|
JABATAN
DI
POKTAN
|
TANDA
TANGAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
BUKU AGENDA SURAT
|
S
U R A T M A S U K
|
S
U R A T K E L U A R
|
||||||
|
NO.
|
HARI
/ TANGGAL
|
ALAMAT
PENGIRIM
|
PRIHAL
|
NO.
|
HARI
/ TANGGAL
|
ALAMAT/TUJUAN
|
PRIHAL
|
BUKU
EKSPEDISI
|
NO.
|
TGL
PENGIRIMAN
|
NO
SURAT
|
ALAMAT
|
PRIHAL
|
T.
TANGAN
|
KETERANGAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
BUKU
KEGIATAN
|
NO.
|
HARI TANGGAL
|
RENCANA
KEGIATAN
|
HASIL
PELAKSANAAN
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
BUKU
KAS
BULAN :
............ TAHUN : ................
|
NO.
|
HARI
/ TANGGAL |
URAIAN
KETERANGAN |
PENERIMAAN
|
PENGELUARAN
|
SISA
|
|
|
BUKU
INVENTARIS
|
NO.
|
NAMA
BARANG
|
JUMLAH
(UNIT)
|
PERKIRAAN
NILAI
(HARGA RP.) |
KEADAAN
|
KETERANGAN
|
|
|
BAIK
|
RUSAK
|
|||||
BUKU
ANJURAN INSTANSI LAIN
|
NO.
|
TGL
|
NAMA
|
JABATAN
|
INSTANSI/
ALAMAT
|
ANJURAN
|
TTD
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar